Satınalma ve tedarik zinciri terimleri, Türkçe karşılıkları ve pratikte ne anlama geldikleri. 42 terim; platformda bir karşılığı olanlarda o karşılık da yazılı.
ABC analysis
Kalemleri yıllık harcama tutarına göre üçe ayırma yöntemi. A grubu kalem sayısının azını oluşturup harcamanın çoğunu tutar; tasarruf çalışması önce oraya yapılır. C grubu çok kalemli ama düşük tutarlıdır, orada hedef fiyat değil süreç maliyetini düşürmektir.
Open account · vadeli ödeme
Malın teslim edilip ödemenin sonradan, anlaşılan vadede yapıldığı çalışma biçimi. Tedarikçi açısından alıcıya kredi açmak anlamına gelir; bu yüzden limit ve teminat konuşulur.
Kurumsal siparişlerde ödeme havale/EFT ile ya da anlaşmaya bağlı olarak vadeli yapılır. Platformda kart ile ödeme alınmaz.
İlgiliVade
Defective goods
Sözleşmede ya da şartnamede belirtilen niteliklere uymayan, kullanım amacına elverişsiz veya eksik teslim edilen mal. Tespit edildiğinde kabul aşamasında tutanağa geçirilir.
Kabul sırasında eksik veya hasarlı kalem için kısmi kabul yapılabilir; iade talebi gerekçeye bağlı kanıtla açılır.
İlgiliKısmi kabulKredi notu
Unit price
Bir ölçü biriminin (adet, kg, metre, litre) fiyatı. Toplu alım karşılaştırmalarında tek anlamlı ölçü birim fiyattır; toplam tutar miktara göre değiştiği için kıyaslamaya uygun değildir.
Fiyat bildiriminde havuz birim fiyatı, mal bedeli, komisyon ve KDV ayrı satırlarda gösterilir.
İlgiliFiyat kırılımı
Cross-docking
Gelen malın depoya alınmadan, aynı tesiste doğrudan çıkış araçlarına aktarılması. Depolama maliyetini ve teslim süresini düşürür, buna karşılık sevkiyat planının çok sıkı olmasını gerektirir.
Blanket order · framework agreement
Belirli bir dönem için fiyatın ve genellikle toplam miktarın önceden bağlandığı anlaşma. Alıcı ihtiyaç doğdukça bu miktardan serbest bırakma yapar. Avantajı fiyat istikrarı; riski, taahhüt edilen miktar tutulmazsa fiyatın revize edilebilmesidir.
İlgiliSatınalma emri
Tare weight
Ambalajın kendi ağırlığı. Brüt ağırlıktan çıkarıldığında net ağırlık bulunur. Dökme ve ağırlık üzerinden satılan kalemlerde faturaya esas miktarın doğruluğu daranın doğru ölçülmesine bağlıdır.
Direct / indirect procurement
Doğrudan satınalma üretime giren malzemeyi kapsar (hammadde, ara mal). Dolaylı satınalma işletmenin kendi tüketimini kapsar: ofis sarfı, temizlik, iş güvenliği, bakım malzemesi. Dolaylı alım kalem sayısı yüksek, tutarı dağınıktır; bu yüzden en çok kaçak harcama orada olur.
Havuz modeli dolaylı alımın dağınık kalemlerinde en belirgin işe yarar: tek başına iskonto eşiğine ulaşmayan miktarlar birleşir.
Price breakdown
Ödenecek toplamın hangi kalemlerden oluştuğunun satır satır gösterilmesi: mal bedeli, hizmet/komisyon, nakliye, vergi. Kırılım olmadan iki teklif karşılaştırılamaz, çünkü aynı toplam farklı kapsamları gizleyebilir.
Fiyat bildiriminde mal bedeli, komisyon ve KDV ayrı satırlarda görünür. KDV %20 oranında, mal bedeli ile komisyon toplamı üzerinden hesaplanır.
İlgiliKomisyonBirim fiyat
Demand aggregation
Birden fazla alıcının aynı ürüne dair talebinin, tedarikçiye tek bir sipariş hacmi gibi sunulması. Amaç, iskonto eşiğine tek başına ulaşamayan alıcıların toplu fiyata erişmesidir. Her alıcı kendi siparişini ve faturasını ayrı alır.
Talepler her iş günü 17:00’da havuzda birleşir; teklif talepleri 17:15’te onaylı tedarikçilere gider.
Should-cost
Bir ürünün hammadde, işçilik, nakliye, genel gider ve makul kâr kalemlerinden hesaplanan “olması gereken” maliyeti. Teklif değerlendirmede piyasa fiyatı yerine bağımsız bir referans sağlar; pazarlığı kanaate değil hesaba dayandırır.
Teslim şekilleri
Milletlerarası Ticaret Odası’nın yayımladığı, satıcı ile alıcı arasında nakliye masrafı, risk ve gümrük sorumluluğunun nerede el değiştirdiğini tanımlayan kurallar kümesi. EXW’de mal satıcının kapısında alıcıya geçer, DDP’de alıcının kapısında; aradaki her kısaltma bu sorumluluk çizgisinin yerini değiştirir.
Delivery note
Malın sevkiyatına eşlik eden, ne gönderildiğini gösteren belge. Kabul işlemi irsaliye ile fiilî mal karşılaştırılarak yapılır; fatura ayrı bir belgedir ve tutarı gösterir.
İlgiliKabul
Volume discount break
Tedarikçinin fiyat kırdığı miktar basamağı. Eşiğin bir adım altında kalmak, bir adım üstündeki fiyattan pahalıya almak demektir; bu yüzden miktar planlaması fiyat kadar önemlidir.
Havuz modelinin çalışma sebebi bu: tek firmanın ulaşmadığı eşiğe birleşik miktarla ulaşılır.
Goods receipt
Teslim edilen malın miktar ve nitelik olarak siparişe uygunluğunun kontrol edilip kayda geçirilmesi. Ödeme yükümlülüğü çoğu sözleşmede kabulle başlar; bu yüzden kabul kaydı hem lojistik hem finansal bir işlemdir.
Kabul kaydı sipariş yaşam döngüsünde ayrı bir adımdır ve denetim kaydına yazılır.
İlgiliİrsaliyeKısmi kabul
Line item
Bir talebin ya da siparişin tek bir ürüne dair satırı: ürün tanımı, miktar, birim. Fiyat, onay ve teslim takibi kalem düzeyinde yürür; bir sipariş kalemlerinin tamamı kapanınca kapanır.
Talep sepetine birden fazla kalem girilebilir; serbest metin ve Excel ile de eklenebilir.
Partial receipt
Teslimin bir bölümünün kabul edilip kalanının reddedilmesi ya da beklemeye alınması. Eksik veya hasarlı sevkiyatlarda siparişin tamamını reddetmek yerine işleyen kısmı ilerletmeye yarar.
Eksik veya hasarlı kalem için kısmi kabul yapılabilir; kalan kısım iade akışına girer.
İlgiliKabulAyıplı mal
Commission
Aracının, gerçekleşen işlem üzerinden aldığı hizmet bedeli. Satınalma aracılığında komisyonun tahakkuk anı ve matrahı (mal bedeli mi, toplam mı) sözleşmenin en önemli maddelerindendir.
Komisyon, gerçekleşen siparişin mal bedeli üzerinden %10’dur. Tedarikçiden ücret alınmaz. Mal faturasını tedarikçi keser, komisyon faturasını platform düzenler.
İlgiliFiyat kırılımıKredi notu
Credit note · iade faturası
Daha önce kesilmiş bir faturanın tamamını ya da bir kısmını geri alan belge. İade, eksik teslim ve fiyat düzeltmelerinde kullanılır; muhasebe kaydını iptal etmek yerine ters kayıt üretir, böylece iz kaybolmaz.
İade kabul edildiğinde kredi notu düzenlenir ve komisyon ters kaydedilir.
İlgiliKomisyonAyıplı mal
Maverick buying
Onaylı tedarikçi ve süreç dışında, çoğu zaman aciliyet gerekçesiyle yapılan alım. Tek tek küçük görünür, toplamda pazarlık gücünü ve harcama görünürlüğünü en çok aşındıran kalemdir.
Talep girişinin tek kapı olması ve onay kademesinin tutar eşiğine bağlanması bu kaçağı görünür kılar.
MOQ · Minimum Order Quantity
Tedarikçinin altına inmediği en küçük sipariş miktarı. Üretim veya paketleme parti büyüklüğünden doğar. Küçük alıcı için asıl engel fiyat değil çoğu zaman MOQ’dur.
Havuzda birleşen miktar, tek başına MOQ’yu karşılamayan taleplerin önünü açar.
İlgiliİskonto eşiğiHavuzlama
Approval tier
Bir talebin tutarına, kategorisine veya bütçe kalemine göre kimin onayından geçeceğini belirleyen basamak. İyi kurulmuş kademe, küçük alımı yavaşlatmadan büyük alımı denetler.
Hesapta rol ve tutar eşiğine bağlı onay akışı tanımlanabilir; onay kararları denetim kaydına yazılır.
Pre-qualification
Tedarikçinin teklif vermeye davet edilmeden önce mali durum, kapasite, belge ve referans açısından incelenmesi. Amaç, teklif değerlendirme aşamasına yalnız gerçekten tedarik edebilecek firmaların kalmasıdır.
Tedarikçiler onay sürecinden geçer; teklif talebi yalnız onaylı tedarikçilere gider.
İlgiliTedarikçi karnesi
Reserve price
Alıcının kabul edebileceği en yüksek fiyat. İhale ve açık artırma düzeninde bu fiyatın üzerindeki teklifler geçersiz sayılır; açıklanıp açıklanmaması ayrı bir stratejidir.
Havuz modelinde karşılığı şudur: havuz fiyatı tekil alıma göre anlamlı bir avantaj sağlamıyorsa fiyat bildirimi gönderilmez, talep ertesi günün havuzuna taşınabilir.
Request for Information · Bilgi İsteği
Fiyat değil bilgi toplama aşaması. Alıcı henüz ne alacağına karar vermemişken tedarikçilerden kabiliyet, ürün gamı ve referans bilgisi ister. RFQ’dan önce gelir.
Request for Proposal · Teklif Çağrısı
Çözümün kendisinin de teklife açık olduğu durumda kullanılır: alıcı ihtiyacı tanımlar, yöntemi tedarikçi önerir. Değerlendirme yalnız fiyat değil yaklaşım, süre ve risk üzerinden yapılır.
Request for Quotation · Teklif İsteği
Alıcının, tanımı belli bir ürün veya hizmet için tedarikçilerden fiyat istemesi. Teknik şart nettir; rekabet doğrudan fiyat, teslim süresi ve vade üzerinedir.
Teklif talepleri havuz kapandıktan sonra oluşur ve tek firmanın değil havuzun toplam miktarını taşır.
Consumables
Kullanıldıkça tükenen, stoğu sürekli yenilenen kalemler: kırtasiye, temizlik, iş güvenliği ekipmanı, ambalaj. Birim tutarı düşük olduğu için tek tek pazarlığa değmez görünür; yıllık toplamı ise ciddi bir harcama kalemidir.
Purchase Order · PO · sipariş
Alıcının tedarikçiye ilettiği, kabul edildiğinde bağlayıcı hâle gelen sipariş belgesi: kalem, miktar, fiyat, teslim yeri ve tarihi. Talepten farkı, iç bir istek değil karşı tarafa verilmiş bir taahhüt olmasıdır.
Sipariş, fiyat bildirimini onaylamanızla oluşur ve o andan sonra bağlayıcıdır.
Purchase Requisition · PR
İhtiyaç sahibinin, satınalma biriminden alım yapılmasını istediği iç belge. Onaydan geçmeden siparişe dönüşmez; bu ayrım harcama denetiminin temelidir.
Talep göndermek bağlayıcı değildir. Yükümlülük ancak fiyat bildirimini onayladığınızda doğar; onay kararı verildikten sonra beş dakika içinde geri alınabilir.
Order closure
Teslim, kabul, fatura ve varsa iade işlemlerinin tamamlanıp siparişin muhasebe ve operasyon açısından bitirilmesi. Açık kalan siparişler hem stok hem bütçe tahminini bozar.
Siparişin kapanışı açık bir iade talebi varsa o tamamlanana kadar bekler.
Spot buy
Tek seferlik, çerçeve anlaşmaya bağlı olmayan alım. Hızlıdır ama fiyat güvencesi yoktur; tekrarlayan bir ihtiyaç spot alımla karşılanıyorsa orada bir sözleşme fırsatı kaçıyordur.
İlgiliÇerçeve anlaşma
Inventory turnover
Bir dönemde stoğun kaç kez yenilendiği. Yüksek devir bağlı sermayenin az olduğunu gösterir; aşırı yükseklik ise stoksuz kalma riskine yakın çalışıldığı anlamına gelir.
Demand pool
Aynı ürün için farklı alıcılardan gelen taleplerin, teklif alınmak üzere bir arada tutulduğu küme. Havuzun kapanış saati, alıcının ne zamana kadar katılabileceğini belirler.
Havuz her iş günü 17:00’da kapanır. Fiyat bildirimi geldiğinde onay süresi 24 saattir.
İlgiliHavuzlama
Lead time
Siparişin verilmesinden malın kullanıma hazır hâle gelmesine kadar geçen süre. Yalnız üretim ve nakliyeyi değil onay, gümrük ve kabul sürelerini de kapsar; planlamada eksik hesaplanan en yaygın kalem budur.
Vendor scorecard
Tedarikçinin zamanında teslim, kalite, belge düzeni ve iletişim başlıklarında dönemsel olarak ölçülmesi. Sonraki teklif davetlerini fiyatın yanında performansa da bağlamaya yarar.
İlgiliÖn yeterlilik
Single sourcing
Bir kalemin tek bir tedarikçiden alınması. Avantajı hacim yoğunlaşması ve daha iyi fiyat; riski o tedarikçide çıkacak bir aksaklığın alternatifsiz kalmasıdır. Kritik kalemlerde ikinci kaynak bilinçli bir maliyettir.
TCO · Total Cost of Ownership
Satın alma fiyatına ek olarak nakliye, depolama, kurulum, eğitim, bakım, enerji, yedek parça ve elden çıkarma maliyetlerinin toplamı. En düşük teklifin en düşük maliyet olmadığı durumları görünür kılar.
İlgiliHedef maliyet
Three-bid rule
Belirli tutarın üzerindeki alımlarda en az üç tedarikçiden teklif alınmasını şart koşan iç kural. Amacı rekabeti güvence altına almaktır; kalem çok küçükken uygulanırsa elde edilen tasarruftan fazla süreç maliyeti üretir.
Payment term
Faturanın hangi tarihten itibaren kaç gün sonra ödeneceği. Vade bir fiyat unsurudur: aynı birim fiyatın 30 gün ve 90 gün vadeli hâlleri farklı maliyetlerdir.
İlgiliAçık hesap
Reorder point
Stoğun, tedarik süresi boyunca tükenmeyecek en düşük seviyesi; bu seviyeye inildiğinde yeni sipariş açılır. Tedarik süresi ile günlük tüketimin çarpımına güvenlik stoğu eklenerek bulunur.