Satın alma platformu seçerken ücret modeli, fiyatın nasıl oluştuğu, taahhüt, ödeme akışı, tedarikçi doğrulama, gizlilik, fatura ve entegrasyona bakılır.
Satın alma platformu nedir?
Satın alma platformu, bir işletmenin ihtiyaç duyduğu ürünü tedarikçiden almasına aracılık eden ya da bu süreci yöneten çevrimiçi sistemdir. Aynı ad üç farklı şeyi anlatır: firmanın kendi sürecini yönettiği satın alma yazılımı, satıcıların fiyat listelediği B2B pazaryeri ve alıcıların talebini birleştiren toplu satın alma platformu.
Bu üçü birbirinin yerine geçmez. Seçime türü belirleyerek başlayın; ardından aşağıdaki sekiz kriterle adayları karşılaştırın.
| Tür | Ne yapar | Kime uygun | Neyi yapmaz |
|---|---|---|---|
| Satın alma yazılımı (e-satınalma) | Talep, onay, teklif ve sipariş adımlarını firmanın kendi tedarikçileriyle yürütür | Kendi tedarikçi listesi ve onay süreci olan firma | Yeni tedarikçi ya da daha büyük alım hacmi getirmez |
| B2B pazaryeri | Satıcılar ürünü fiyatıyla listeler, alıcı seçip sipariş verir | Fiyatı hemen görüp aynı gün sipariş vermek isteyen firma | Alıcıların miktarını birleştirmez |
| Toplu satın alma platformu | Aynı ürüne gelen talepleri birleştirir, toplam miktara teklif toplar | Hacmi düşük, aldığı ürün standart olan firma | Fiyatı önceden göstermez; özel üretim ürüne uymaz |
Tabloyu yana kaydırabilirsiniz.
Türler arasındaki farkın ayrıntısı için dijital satın alma nedir ve toplu satın alma nedir yazılarına bakabilirsiniz.
1. Ücret modeli
Platformun nereden kazandığı, size bildirilen fiyata neyin dahil olduğunu belirler. Üç yaygın model vardır: sipariş tutarından komisyon, sabit abonelik ve alış ile satış arasındaki fiyat farkı.
Sorulacaklar:
- Siparişten komisyon alınıyor mu, alınıyorsa alıcıdan mı tedarikçiden mi?
- Abonelik varsa tutarı ve kapsamı açıkça yazıyor mu?
- Bana bildirilen fiyat tedarikçinin verdiği fiyat mı, üzerine pay ekleniyor mu?
2. Fiyat nasıl oluşuyor?
Fiyatın liste, pazarlık ya da teklifle oluşması, alacağınız sonucu ve bekleyeceğiniz süreyi değiştirir. Liste fiyatı hemen görünür ama miktarınıza göre değişmeyebilir. Teklifle oluşan fiyat bekleme gerektirir ama o günkü miktara göre verilir.
Sorulacaklar:
- Fiyatı sipariş vermeden önce görüyor muyum?
- Teklif toplanıyorsa tedarikçiler birbirinin fiyatını görüyor mu? (kapalı teklif)
- Teklifleri kim karşılaştırıyor, hangi ölçütlerle?
3. Taahhüt ne zaman doğuyor?
Hangi adımda geri dönemeyeceğinizi baştan bilin. Bazı yapılarda talep ya da ön sipariş bağlayıcıdır; bazılarında yükümlülük ancak fiyatı onayladığınızda doğar.
Sorulacaklar:
- Talep göndermek beni bağlıyor mu?
- Fiyatı görüp vazgeçersem ceza ya da ücret var mı?
- Minimum sipariş miktarı ya da dönemlik alım sözü isteniyor mu?
4. Ödeme akışı
Paranın kimin hesabına gittiği, sorun çıktığında muhatabınızı belirler. Platform ödemeyi kendi hesabında topluyorsa o hesabın hangi koşullarla tutulduğunu; ödeme doğrudan tedarikçiye gidiyorsa tedarikçi hesabının doğrulanıp doğrulanmadığını sorun.
Sorulacaklar:
- Mal bedelini kime ödüyorum?
- Tedarikçinin banka hesabı doğrulanıyor mu?
- Vadeli ödeme tedarikçiyle mi, platformla mı konuşuluyor?
5. Tedarikçi doğrulama
Platformdaki tedarikçinin kim olduğunu sizin yerinize kimin, nasıl kontrol ettiğini öğrenin. Başvuru incelemesi, vergi kaydı ve ödeme hesabı doğrulaması en temel adımlardır. Kendi değerlendirmeniz için tedarikçi seçim kriterleri yazısındaki listeyi kullanabilirsiniz.
Sorulacaklar:
- Tedarikçi kabulünde hangi bilgiler isteniyor?
- Tedarikçinin geçmiş teslimatları ölçülüyor mu, bu ölçüm seçimi etkiliyor mu?
- Tedarikçinin kimliğini hangi aşamada görüyorum?
6. Gizlilik
Alım miktarınız ve zamanlamanız ticari bilgidir. Platformda sizi kimin gördüğünü sorun: diğer alıcılar, tedarikçiler, platformun kendisi.
Sorulacaklar:
- Diğer alıcılar ne aldığımı ve ne kadar aldığımı görebiliyor mu?
- Tedarikçi teklif verirken firmamın adını görüyor mu?
- Verilerim nerede barındırılıyor, kişisel verilerle ilgili aydınlatma metni yayında mı?
7. Fatura, teslimat ve iade
Faturayı kimin kestiği, hukuken kimden mal aldığınızı gösterir. Teslimatın fiyata dahil olup olmadığı ise teklifleri karşılaştırırken en sık atlanan kalemdir.
Sorulacaklar:
- Mal faturasını tedarikçi mi, platform mu kesiyor?
- Fiyata adrese teslim dahil mi?
- Eksik ya da hasarlı teslimde süreç nasıl işliyor, muhatabım kim?
8. Entegrasyon ve veri
Sipariş ve fatura verisini kendi muhasebe ya da ERP sisteminize aktarmanız gerekiyorsa bunu satın almadan önce netleştirin. "Entegrasyon var" yanıtıyla yetinmeyin; hangi sistemle, hangi veriyle, kimin emeğiyle olduğunu sorun.
Sorulacaklar:
- Kullandığım muhasebe ya da ERP sistemiyle hazır bağlantı var mı?
- Yoksa veriyi dışa aktarabiliyor muyum?
- Üyelikten ayrılırsam kayıtlarıma ne oluyor?
Merkezi Satınalma bu kriterlerde nerede duruyor?
Merkezi Satınalma üçüncü türdür: toplu satın alma platformu. Aşağıdaki tablo platformun kendi kurallarıdır; uygun olmadığı durumlar da yazılıdır.
| Kriter | Merkezi Satınalma'da durum |
|---|---|
| Ücret modeli | Abonelik. Siparişlerden komisyon alınmaz; kamu kurum ve kuruluşları ücretsiz kullanır. Ücretler Fiyatlandırma sayfasındadır. |
| Fiyat | Katalogda fiyat yazmaz. Günlük havuzun toplam miktarına kapalı teklif toplanır; seçilen teklifin birim fiyatı üzerine pay eklenmeden bildirilir. |
| Taahhüt | Talep taahhüt değildir. Fiyat bildirimi 24 saat içinde onaylanırsa yükümlülük doğar; onay 5 dakika içinde geri alınabilir. Minimum sipariş miktarı yoktur. |
| Ödeme | Mal bedeli doğrudan tedarikçinin doğrulanmış kurumsal hesabına ödenir; platform mal bedelini kendi hesabında tutmaz. |
| Tedarikçi doğrulama | Başvuruyu platform inceleyip onaylar; ödeme hesabı ayrıca doğrulanır. Teslim süresi, teslim tutarlılığı, iade oranı gibi başlıklar skorlanır. |
| Gizlilik | Diğer alıcılar firmanızı ve miktarınızı görmez. Tedarikçi teklif aşamasında alıcıyı tanımaz; tedarikçiler birbirinin teklifini göremez. |
| Fatura ve teslimat | Mal faturasını tedarikçi keser. Birim fiyata adrese teslim dahildir. Kısmi kabul yapılabilir; kabul edilen iadede tedarikçi kredi notu düzenler. |
| Entegrasyon ve veri | Bugün hazır bir ERP ya da muhasebe entegrasyonu yoktur. Veriler AB veri merkezinde barındırılır ve günlük yedeklenir. |
Tabloyu yana kaydırabilirsiniz.
Bu modelin size uymadığı durumlar da vardır: fiyatı hemen görüp aynı gün sipariş vermeniz gerekiyorsa, aldığınız ürün katalogda yoksa ya da özel üretimse, ya da satın alma verisinin ERP sisteminize kendiliğinden akması şartsa. İşleyişin tamamı Nasıl çalışır sayfasında, sık sorulan sorular SSS sayfasındadır.
Karar öncesi kontrol listesi
- İhtiyacınızı adlandırın: süreç yönetimi mi, hazır fiyatla hızlı sipariş mi, daha büyük alım hacmi mi?
- Buna göre türü seçin; farklı türleri aynı tabloda karşılaştırmayın.
- Sekiz kriterin sorularını her adaya yazılı sorun ve yanıtları yan yana koyun.
- Küçük, standart bir kalemle deneyin; gelen fiyatı son alımınızla aynı KDV ve teslim bazında karşılaştırın (hesap yöntemi).
- Sözleşmeyi, ücretlendirmeyi ve çıkış koşulunu okumadan dönemlik taahhüde girmeyin.
Sık sorulan sorular
Satın alma platformu ile satın alma yazılımı aynı şey mi?
Hayır. Satın alma yazılımı, firmanın kendi tedarikçileriyle yürüttüğü talep, onay, teklif ve sipariş adımlarını yönetir. Platform ise alıcıyla tedarikçiyi buluşturur: pazaryerinde satıcılar fiyat listeler, toplu satın alma platformunda alıcıların talebi birleştirilip teklif toplanır.
KOBİ için hangi tür satın alma platformu uygundur?
İhtiyaca bağlıdır. Fiyatı hemen görüp aynı gün sipariş verecekseniz pazaryeri; kendi tedarikçilerinizle süreci düzene sokacaksanız satın alma yazılımı; standart sarf malzemesinde tek başınıza ulaşamadığınız miktara ulaşmak istiyorsanız toplu satın alma platformu uygundur. Birçok firma ikisini birlikte kullanır.
Ücretsiz satın alma platformu daha mı avantajlı?
Üyeliğin ücretsiz olması platformun gelirinin olmadığı anlamına gelmez; gelir komisyondan ya da fiyat farkından geliyor olabilir. Karşılaştırmayı üyelik ücretine göre değil, bir yılda ödeyeceğiniz toplam tutara ve size bildirilen fiyata neyin dahil olduğuna göre yapın.
Merkezi Satınalma bir satın alma yazılımı mı?
Hayır. Merkezi Satınalma bir toplu satın alma platformudur: aynı gün aynı katalog ürününe gelen talepleri birleştirir ve onaylı tedarikçilerden toplam miktara kapalı teklif toplar. Hazır bir ERP ya da muhasebe entegrasyonu sunmaz.