Kapalı Teklif ile Satın Alma: Nasıl İşler, Ne Zaman?

Kapalı teklif nedir?

Kapalı teklif, tedarikçilerin fiyatlarını birbirinden habersiz, belirlenen son saate kadar yalnız alıcıya ilettiği teklif toplama yöntemidir. Hiçbir tedarikçi diğerinin fiyatını görmez; teklifler süre dolunca aynı ölçütlerle karşılaştırılır. Şirketler arası satın almada tanımı net, karşılaştırılabilir ürünlerde kullanılır. Kapalı zarf teklif de aynı yöntemin adıdır.

Yöntemin adı, teklifin kapalı bir zarf içinde teslim edilmesinden gelir. Aynı düzen e-postayla ya da bir platform üzerinden de kurulabilir; yöntemi belirleyen zarf değil, şu kurallardır:

1. Bütün tedarikçiler aynı yazılı tanıma teklif verir: ürün, miktar, teslim yeri ve istenen tarih. Bu tanıma şartname denir.
2. Herkes için tek bir son teklif saati vardır.
3. Bir tedarikçinin fiyatı başka bir tedarikçiye aktarılmaz.
4. Süre dolunca teklifler, önceden duyurulan ölçütlerle birlikte değerlendirilir.

Kapalı teklif, bir RFQ yani teklif isteğinin yürütülme biçimidir: isteği gönderirsiniz, yanıtları kapalı toplarsınız. Yazışmayla da, bir dijital satın alma süreci içinde de aynı kurallar geçerlidir.

Açık pazarlık ve açık eksiltmeden farkı

Kapalı teklifi diğer yöntemlerden ayıran, teklifi kimin gördüğü ve fiyatın nasıl oluştuğudur. Açık pazarlıkta alıcı tedarikçilerle tek tek görüşür ve fiyat görüşme sırasında değişir. Açık eksiltmede tedarikçiler birbirinin fiyatını ya da sırasını görür ve süre boyunca fiyat kırar.

Ürün tanımı belirsizse kapalı teklif zayıf kalır: tedarikçiler farklı şeyleri fiyatlar ve gelen rakamlar karşılaştırılamaz. Önce tanımı netleştirin, sonra teklif isteyin.

Kamu ihalesindeki "kapalı teklif usulü" ile aynı şey mi?

Aynı şey değildir; adlar benzer, konular ayrıdır. Bu sayfa, özel şirketlerin kendi iç kurallarıyla yürüttüğü şirketler arası alımı anlatır. Kamu ihalelerindeki kapalı teklif usulü ise koşulları mevzuatla belirlenen ayrı bir konudur ve buradaki anlatımın kapsamına girmez. Bir kamu ihalesine teklif verecek ya da kamu adına alım yapacaksanız mevzuatı ve resmî kaynakları esas alın.

Kaç firmadan teklif alınmalı? Üç teklif kuralı

Şirketler arası alımda bu sayıyı şirketin kendi satın alma kuralı belirler; herkes için geçerli tek bir sayı yoktur. Bilinen biçimi üç teklif kuralı adını taşır: belirli bir tutarın üzerindeki alımlarda en az üç tedarikçiden teklif alınmasını şart koşar.

Kuralın amacı rekabeti güvence altına almaktır. Tek teklifle fiyatın piyasada nerede durduğunu göremezsiniz. Birkaç teklif yan yana geldiğinde fiyatın yanında teslim ve vade koşulları için de bir karşılaştırma zemini oluşur. Kural ayrıca alımın tek bir kişinin tercihine bağlı kalmasını önler; karar yazılı tekliflere dayanır.

Sayıyı belirlerken şunlara bakın:

• Tutar eşiği: Kural her alıma uygulanırsa küçük kalemlerde süreç maliyeti, elde edilecek tasarrufu aşar. Teklif istemek, takip etmek ve karşılaştırmak zaman alır; bu zaman da bir maliyettir. Eşiği, bu emeğe değecek tutarın üzerine koyun.
• Teklifin gerçekliği: Üç teklif, üç tedarikçi de ürünü gerçekten tedarik edebilecek durumdaysa anlam taşır. Kimi davet edeceğinizi tedarikçi seçim kriterleri ile belirleyin; davetten önceki bu incelemeye ön yeterlilik denir.
• Üst sınır: Daha fazla teklif her zaman daha iyi sonuç vermez. Davet listesi uzadıkça değerlendirme yükünüz artar; tedarikçinin işi alma olasılığı düştükçe özenli teklif hazırlama isteği de azalabilir.

Küçük ve dağınık kalemlerde kuralı her alıma uygulamak yerine alımı büyütmeyi deneyin: aynı ürünü dönem içinde tek seferde toplayın ya da başka alıcıların talebiyle birleştirin. İkinci yol için toplu satın alma nedir yazısına bakın.

Teklifleri aynı bazda karşılaştırmak

Teklifler ancak aynı kapsamı fiyatladıklarında karşılaştırılabilir. Biri KDV dahil ve depoda teslim, diğeri KDV hariç ve adrese teslim verilmiş iki rakamı yan yana koymak yanıltır. Bazı teklif isterken siz belirleyin; gelen teklifleri de karşılaştırmadan önce şu listeden geçirin:

• KDV: Bütün fiyatlar KDV hariç mi, dahil mi? Hepsini tek baza çevirin.
• Teslim: Fiyat adresinize teslim mi, tedarikçinin deposunda teslim mi? Nakliye ve indirme kime ait?
• Vade: Ödeme peşin mi, vadeli mi? Vade bir fiyat unsurudur; aynı birim fiyatın peşin ve vadeli hâlleri farklı maliyetlerdir.
• Teslim süresi: Mal siparişten ne kadar sonra teslim edilecek? Erken teslim sizin için değer taşıyorsa bunu ölçüt olarak baştan yazın.
• Geçerlilik süresi: Teklif hangi tarihe kadar geçerli? İç onayınız bu tarihi aşarsa fiyat değişebilir.
• Ürün ve ambalaj: Marka, model, ambalaj ve birim (adet, paket, koli) bütün tekliflerde aynı mı?
• Miktar: Her teklif aynı miktara mı verildi? Karşılaştırmayı toplam tutarla değil birim fiyat ile yapın.

Toplamın hangi kalemlerden oluştuğunu satır satır görmek için tedarikçiden fiyat kırılımı isteyin. Miktar arttığında fiyatın nasıl değiştiğini ölçmek için toplu alım indirimi nasıl hesaplanır yazısındaki yöntemi kullanabilirsiniz.

Kimlik gizliliği rekabeti nasıl etkiler?

Gizlilik, tedarikçiyi fiyatını rakibine ya da alıcının kimliğine göre değil, kendi maliyetine ve işi alma isteğine göre vermeye yöneltir. Kapalı teklifte iki ayrı gizlilik vardır ve etkileri farklıdır.

Tedarikçiler birbirini görmez. Rakibin fiyatını bilmeyen tedarikçi "onun biraz altına inerim" hesabı yapamaz; işi istiyorsa verebileceği fiyatı ilk seferde yazması gerekir. Buna karşılık açık eksiltmedeki gibi fiyatın adım adım aşağı çekilmesi de yaşanmaz. Hangi yöntemin daha düşük fiyat getireceği önceden bilinemez; sonuç tedarikçi sayısına, ürünün standartlığına ve miktara bağlıdır.

Tedarikçi alıcıyı tanımaz. Bazı düzenlerde alıcının kimliği de teklif aşamasında gizli tutulur. Bu durumda fiyat, alıcının adına ya da geçmiş ilişkiye göre değil, miktara ve teslim koşuluna göre verilir; küçük ve büyük alıcı aynı koşulda değerlendirilir. Öte yandan tedarikçinin tanıdığı bir müşteriye sunabileceği özel koşul da masaya gelmez.

Gizliliğin işe yaraması kuralın tutulmasına bağlıdır. Bir tedarikçinin fiyatı diğerine aktarılırsa ya da süre dolduktan sonra tedarikçilerden yeni fiyat istenirse yöntem kapalı teklif olmaktan çıkar. Tedarikçiler de sonraki seferde ilk tekliflerini buna göre yüksek tutabilir.

Merkezi Satınalma'da kapalı teklif akışı

Merkezi Satınalma'da teklifler kapalıdır ve tek firmanın değil, günlük havuzun toplam miktarına verilir. Akış şu sırayla ilerler:

1. Katalogdaki ürüne talep girersiniz. Katalogda fiyat yazmaz; fiyat teklifle belirlenir. Talep göndermek taahhüt değildir.
2. Aynı gün aynı katalog ürününe gelen talepler tek talep havuzunda birleşir. Markası ya da ambalajı farklı ürünler ayrı havuzdur. Havuz her gün 17:00'de (TSİ) kapanır; sonra girilen talep ertesi günün havuzuna düşer.
3. Teklif talepleri 17:15'te ürünün kategorisinde yetkili, onaylı tedarikçilere gider. Tedarikçi ürünü, toplam miktarı ve firma sayısını görür; alıcı firmaların kim olduğunu görmez.
4. Her tedarikçi yalnız kendi teklifini görür. Teklifleri platform operatörü karşılaştırır: birim fiyat, teslim süresi, ödeme koşulu ve teklifin geçerlilik süresi birlikte değerlendirilir.
5. Seçilen teklifin fiyatı size fiyat bildirimi olarak gelir. Diğer teklifleri görmezsiniz.
6. Fiyat bildirimini onaylamak için 24 saatiniz vardır. Onaylamazsanız talep ceza ya da ücret olmadan kendiliğinden kapanır. Onay verdikten sonra 5 dakika içinde geri alabilirsiniz.

Karşılaştırma bazı burada sabittir: tedarikçiler tekliflerini KDV hariç verir, fiyat bildiriminde önce KDV dahil toplam görünür. Birim fiyata adrese teslim dahildir; teslim süresi fiyat bildiriminde yazar. Fiyatı yalnız firma yöneticisi ya da satın alma müdürü onaylayabilir. Onay kesinleşince tedarikçinin unvanı, vergi bilgisi ve doğrulanmış kurumsal IBAN'ı sipariş detayında açılır. Havuza hiç teklif gelmezse süre bir kez 24 saat uzatılır; yine gelmezse havuz "teklif gelmedi" diye kapanır ve yükümlülük doğmaz.

Kendi yürüttüğünüz kapalı teklifte bütün teklifleri siz görür ve karşılaştırırsınız. Bu akışta teklif toplama ve karşılaştırma platformdadır; siz yalnız seçilen fiyatı görürsünüz. Karar yine sizindir: fiyatı onaylar ya da onaylamazsınız. Bir günün saat saat akışı Nasıl çalışır sayfasında anlatılır.

İlgili terimler

Kapalı teklifle birlikte geçen terimlerin tanımları sözlükte yer alır:

• RFQ: Tanımı belli bir ürün için tedarikçilerden fiyat istenmesi; teklif isteği.
• Üç teklif kuralı: Belirli tutarın üzerindeki alımlarda en az üç tedarikçiden teklif alınmasını şart koşan iç kural.
• Rezerve fiyat: Alıcının kabul edebileceği en yüksek fiyat.
• Şartname: Alınacak malın ya da hizmetin ölçülebilir biçimde tanımı.
• Fiyat kırılımı: Ödenecek toplamın hangi kalemlerden oluştuğunun satır satır gösterilmesi.
• Talep havuzu: Aynı ürün için farklı alıcılardan gelen taleplerin teklif alınmak üzere bir arada tutulduğu küme.