Tedarikçi Değerlendirme Formu: Ücretsiz Excel Şablonu

Tedarikçi değerlendirme formu nedir?

Tedarikçi değerlendirme formu, bir tedarikçiyi önceden belirlenmiş kriterlerle puanlayıp sonucu tek bir sayıya indiren çalışma belgesidir. Her kriterin bir ağırlığı vardır; puan ağırlıkla çarpılır ve toplam 100 üzerinden hesaplanır. Aynı form bütün tedarikçilere uygulandığında karar kişisel izlenime değil, yazılı ve karşılaştırılabilir bir kayda dayanır.

Aşağıdaki Excel şablonu bu hesabı kendiliğinden yapar. Ağırlıkları değiştirebilir, kriter ekleyip çıkarabilirsiniz.

Şablonu indirin

Tedarikçi değerlendirme formu (Excel, .xlsx)

Dosyada üç sayfa vardır:

• Değerlendirme: on kriter, ağırlıklar, 1-5 arası puan ve kendiliğinden hesaplanan toplam.
• Eleyici koşullar: puanlamadan önce bakılan evet/hayır soruları.
• Nasıl kullanılır: altı adımlık kısa yönerge.

Şablon ücretsizdir; kayıt ya da e-posta istenmez.

Form neyi ölçer?

Form on kriteri ölçer: kalite, toplam maliyet, teslimat, finansal istikrar, iletişim, kapasite, konum, dijital uyum, sürdürülebilirlik ve risk. Her kriterde neye bakılacağı tedarikçi seçim kriterleri yazısında ayrıntılı anlatılıyor; burada yalnız puanlama mantığı var.

Formun iki bölümü birbirinden ayrıdır:

1. Eleyici koşullar: Geçerli vergi kaydı, zorunlu ürün belgeleri ya da fatura düzeni gibi koşullar. Biri sağlanmıyorsa puanlamaya geçilmez.
2. Puanlanan kriterler: Koşulları sağlayan tedarikçilerin birbirine göre sıralanmasını sağlar.

Bu ayrım önemlidir: yüksek puan, eksik bir zorunlu belgeyi telafi etmez.

Puan ölçeği ve ağırlıklar

Her kritere 1 ile 5 arasında tam puan verilir. Ölçeği değerlendirmeye başlamadan önce yazılı hale getirin; aksi halde aynı tedarikçiye iki kişi farklı puan verir.

Ağırlıkların toplamı 100 olmalıdır. Şablondaki ağırlıklar yalnız başlangıç önerisidir. Gıda ve sağlıkla ilgili ürünlerde kalite ve belgelerin, standart sarf malzemesinde toplam maliyet ve teslimatın ağırlığı artırılır. Bir kriter alımınızla ilgili değilse ağırlığını sıfırlayın ve farkı diğerlerine dağıtın.

Ağırlıklı puan şöyle hesaplanır: kriterin ağırlığı × verilen puan ÷ 5. Tam puan alan kriter ağırlığının tamamını, 3 alan kriter ağırlığının beşte üçünü toplam puana ekler.

Doldurulmuş örnek

Örnek — gerçek bir tedarikçi ya da ölçülmüş sonuç değildir. Ofis sarf malzemesi alan bir işletmenin "Tedarikçi A" için doldurduğu form:

Toplam tek başına karar değildir. Örnekte en düşük puan risk kriterindedir; bu tedarikçiyle çalışılacaksa yedek tedarikçi konusunun ayrıca ele alınması gerekir. Formun asıl yararı, toplamın arkasındaki bu satırları görünür kılmasıdır.

Değerlendirme ne zaman yapılır?

Değerlendirme iki ayrı anda yapılır:

• Yeni tedarikçide: İlk siparişten önce, belge, beyan ve deneme siparişiyle. Buna ön yeterlilik denir.
• Mevcut tedarikçide: Dönemsel olarak, gerçek kayıtlarla: zamanında teslim, eksik ve hasarlı teslim, fatura doğruluğu. Bu kayda tedarikçi karnesi denir.

Sıklığı alım hacmi belirler. Sık ve yüksek tutarlı alım yapılan tedarikçi daha kısa aralıkla, yılda birkaç kez alım yapılan tedarikçi daha uzun aralıkla değerlendirilir. Önemli olan her dönemde aynı ölçeğin ve aynı ağırlıkların kullanılmasıdır; ağırlığı değiştirirseniz önceki dönemle karşılaştırma anlamını yitirir.

Sonucu tedarikçiyle paylaşın. Hangi kriterde neden düşük puan aldığını bilen tedarikçi, bir sonraki dönem için neyi düzelteceğini de bilir.

Formu kullanırken sık yapılan hatalar

• Herkese aynı ağırlık: Kırtasiye tedarikçisi ile gıda tedarikçisini aynı ağırlıklarla puanlamak, ikisinde de yanlış kriteri öne çıkarır.
• Dayanaksız puan: "İyi" izlenimiyle verilen 4, bir sonraki değerlendirmede hatırlanmaz. Puanın yanına belgeyi ya da kaydı yazın.
• Yalnız fiyatı puanlamak: Birim fiyat tek kriter olursa teslimat ve iade maliyeti görünmez kalır. Karşılaştırmayı toplam sahip olma maliyeti üzerinden yapın.
• Eleyici koşulu puana çevirmek: Zorunlu belgeyi "1 puan" saymak, eksik belgeli tedarikçinin toplamda yine de öne geçmesine yol açabilir.
• Tek seferlik değerlendirme: İlk siparişteki puan, hacim arttığında geçerliliğini yitirebilir.

Merkezi Satınalma'da tedarikçiler nasıl değerlendirilir?

Merkezi Satınalma'da tedarikçi başvurusunda firma ve vergi bilgileri alınır; başvuruyu platform inceler ve onaylar, ödeme hesabı (IBAN) ayrıca doğrulanır. Gerçekleşen işlemlerden bir tedarikçi skoru hesaplanır: teslim süresi, teslim tutarlılığı, fiyat rekabetçiliği, iade oranı, fatura doğruluğu ve yanıt süresi. Skor, havuzdaki tekliflerin sıralanmasında kullanılır; teklifleri platform operatörü karşılaştırır. Ayrıntı Sık sorulan sorular sayfasındadır.

Kendi tedarikçilerinizi bu formla değerlendirmeyi sürdürürken, standart sarf malzemelerinde her alımda yeniden teklif toplamak isterseniz toplu satın alma nedir yazısına ve Nasıl çalışır sayfasına bakabilirsiniz.