Ortak Satın Alma: Birlik, Kooperatif ve Platform Modeli

Ortak satın alma nedir?

Ortak satın alma, birden fazla firmanın aynı ürüne olan ihtiyaçlarını birleştirerek tedarikçinin karşısına tek bir büyük alıcı gibi çıkmasıdır. Amaç, tek başına ulaşılamayan miktar basamağına birlikte ulaşmaktır. Alımı bir birlik, bir kooperatif, bir şirketler grubunun merkezi ya da bir dijital platform düzenleyebilir; kurallar modele göre değişir.

Taleplerin birleştirilmesine havuzlama denir. Tedarikçinin fiyat kırdığı miktar basamağı ise iskonto eşiği olarak geçer; ortak alımın bütün modelleri bu eşiğe birlikte ulaşmaya dayanır. Aynı modele toplu satın alma ya da grup satın alma da denir. Modelin artıları ve eksileri grup satın alma yazısında anlatılır; bu sayfa alımı kimin, hangi kurallarla düzenlediğine bakar.

Dört model: birlik, kooperatif, grup içi merkez ve dijital havuz

Ortak satın alma başlıca dört düzende yürütülür. Aralarındaki fark, alımı kimin düzenlediği ve katılan firmayı neyin bağladığıdır.

Oda, dernek ya da birlik organizasyonu

Bir meslek odası, sektör derneği ya da birlik, üyeleri adına tedarikçilerle koşul görüşür. Kuruluş üyelerin ihtiyacını toplar ya da tahmini bir miktarla görüşmeye gider; anlaşılan fiyat ya da indirim koşulundan üyeler yararlanır. Katılım o kuruluşun üyeleriyle sınırlıdır. Siparişi çoğunlukla her üye kendi adına verir. Üyeler aynı sektörden olduğu için sektöre özgü girdilerde ortak ürün tanımında buluşmak kolaydır.

Kooperatif

Kooperatifte firmalar ortak olur; alımı kooperatif kendi adına yapar ve ortaklarına aktarır. Kurallar ana sözleşmede yazar, kararları ortaklar alır. Bağlılık diğer modellere göre güçlüdür: ortaklık payı, yönetime katılma ve çıkış koşulları vardır. Karşılığında ortaklar alımın nasıl yapılacağında söz sahibidir. Ortaklığın mali ve hukuki sonuçları için ana sözleşmeyi ve danışmanınızı esas alın.

Grup şirketlerinde merkezi satın alma

Aynı sermaye grubuna bağlı şirketlerin ya da çok şubeli bir şirketin alımını tek bir satın alma birimi toplar. Birim, grup şirketlerinin dönemlik ihtiyacını birleştirir ve tedarikçiyle çerçeve anlaşma yapar; şirketler ihtiyaç doğdukça bu anlaşmadan sipariş verir. Katılım yalnız grup şirketlerine açıktır ve kuralı grup politikası koyar. Bağımsız bir firma için bu model bir seçenek değil, bir kıyas noktasıdır: diğer üç model, büyük grupların miktar birleştirerek elde ettiği konumu grup dışındaki firmalara taşımayı amaçlar. Buradaki "merkezi satın alma" bir grubun iç birimini anlatır; Merkezi Satınalma ise bir platformun adıdır ve dördüncü modelle çalışır.

Açık dijital talep havuzu

Bir ortak satın alma platformuna üye olan firmalar, katalogdaki ürüne ayrı ayrı talep girer. Aynı ürüne gelen talepler belirli bir kapanış saatine kadar havuzda birleşir; tedarikçiler toplam miktara teklif verir. Katılanların aynı sektörden olması, birbirini tanıması ya da ortak karar alması gerekmez. Firmaları bir araya getiren bir üyelik bağı değil, aynı ürüne aynı dönemde duyulan ihtiyaçtır.

Dört modelin karşılaştırması

Modeller iki soruda ayrışır: kim katılabilir ve neye bağlanır; fiyat nasıl oluşur ve taahhüt ne zaman doğar. Tablolardaki ilk üç satır modelin genel işleyişini özetler; her birliğin, kooperatifin ve grubun kendi kuralı vardır. Son satır Merkezi Satınalma'nın kurallarıdır.

Bir birliğe ya da kooperatife katılmadan önce o yapının yazılı koşullarını okuyun; tablodaki genel çerçeve sizin karşınıza çıkan anlaşmanın yerini tutmaz.

Hangi firma için hangi model?

Doğru model alım düzeninize, ürünün ne kadar standart olduğuna, ne kadar hızlı karar vermeniz gerektiğine ve gizlilik ihtiyacınıza göre değişir.

• Alım düzeni: Aynı ürünü yıl boyunca öngörülebilir miktarda alıyorsanız dönemlik anlaşma kuran yapılar (birlik, kooperatif) fiyatı dönem boyunca bağlamaya elverişlidir. İhtiyacınız düzensiz ve miktarınız küçükse, dönemlik miktar sözü gerektirmeyen talep havuzu daha uygundur.
• Ürünün standartlığı: Fotokopi kâğıdı, temizlik ürünü ya da kırtasiye gibi her firmanın aynı biçimde tanımladığı ürünler, farklı sektörlerden alıcıların talebiyle birleşebilir. Sektöre özgü hammadde ya da özel ölçülü girdi için aynı tanımı kullanan alıcılar gerekir; bu da sektör birliğini ya da kooperatifi öne çıkarır.
• Karar hızı: Ortak karar gerektiren yapılarda alım takvimi toplantıya ya da ihtiyaç toplama dönemine bağlıdır. Günlük kapanan havuzda takvimi siz belirlersiniz: ihtiyaç doğduğu gün talep girersiniz.
• Gizlilik ihtiyacı: Aynı sektörden firmaların kurduğu yapılarda alım miktarınız ve zamanlamanız diğer katılımcılarca bilinebilir. Bu sizin için hassassa, katılanların birbirini görmediği bir düzen arayın.
• Bağlılık: Sermaye koymak, yönetime katılmak ya da dönemlik miktar sözü vermek istemiyorsanız kooperatif size uygun düşmez. Alım kararlarında söz sahibi olmak istiyorsanız en uygun yapı odur.

Modeller birbirini dışlamaz. Bir firma hammaddesini sektör kooperatifinden, ofis ve temizlik sarfını talep havuzundan alabilir. Başlamak için şu sırayı izleyebilirsiniz:

1. Ortak alıma açacağınız kalemleri seçin: tanımı net, düzenli tekrar eden ürünler.
2. Bu kalemlerde dönemlik miktarınızı ve alım sıklığınızı çıkarın.
3. Üyesi olduğunuz oda, dernek ya da birliğin bu kalemlerde bir alım anlaşması olup olmadığını sorun.
4. Size sunulan fiyatı kendi son alım fiyatınızla aynı KDV ve teslim bazında karşılaştırın.

Karşılaştırmayı nasıl yapacağınız toplu alım indirimi hesabı yazısında adım adım anlatılır.

Ortak alımda dikkat edilecekler

Hangi modeli seçerseniz seçin, katılmadan önce şu başlıkları yazılı olarak netleştirin:

• Ortak şartname: Miktar ancak aynı ürün için birleşir. Marka, ölçü, ambalaj ve birim farklıysa talepler kâğıt üzerinde toplanır, ama tedarikçi açısından tek bir sipariş hacmi oluşmaz.
• Tedarikçi seçimi: Tedarikçiyi kim, hangi ölçütle seçiyor? Seçimde sizin sözünüz var mı, yoksa sonucu mu kabul ediyorsunuz?
• Teslimat: Mal tek noktaya mı gelecek, her firmanın adresine mi? Nakliyeyi kim üstleniyor? Adreslere dağıtım fiyata dahil değilse hesap değişir.
• Sipariş, fatura ve ödeme: Siparişi kim veriyor, faturayı kim kesiyor, ödeme kime yapılıyor? Parayı bir ara hesapta toplayan yapılarda bu hesabın kimin sorumluluğunda olduğunu sorun.
• Sorumluluk: Eksik ya da hasarlı teslimde muhatabınız tedarikçi mi, alımı düzenleyen kuruluş mu? Bir katılımcı vazgeçerse kalanların fiyatı değişiyor mu?
• Düzenleyenin geliri: Aidat, komisyon, fiyat farkı ya da abonelik; alımı düzenleyenin nereden kazandığını bilin. Size bildirilen fiyata neyin dahil olduğunu bu belirler.
• Çıkış: Ayrılmak istediğinizde hangi yükümlülükleriniz sürüyor?

Ortak alım her kalemde daha iyi fiyat getirmeyebilir. Katıldıktan sonra da fiyatı kendi son alımınızla aynı bazda karşılaştırmayı sürdürün.

Aynı sektörde rakibiniz olan firmalarla ortak alım yapacaksanız, hangi bilgilerin paylaşılabileceği konusunda rekabet mevzuatı açısından hukuk danışmanınıza danışın.

Günlük havuz modeli nasıl farklı?

Günlük havuz modelinde üyelik dışında bir bağlılık yoktur ve taahhüt ancak fiyatı gördükten sonra doğar. Merkezi Satınalma'da işleyiş şöyledir:

• Bağlılık: Ortaklık payı, alım taahhüdü ya da minimum sipariş miktarı yoktur. Siparişlerden komisyon alınmaz; platformun geliri aboneliktir. Abonelik ücretleri Fiyatlandırma sayfasında yazılıdır; kamu kurum ve kuruluşları için üyelik ücretsizdir.
• Havuz: Aynı gün aynı katalog ürününe gelen talepler tek havuzda birleşir. Markası ya da ambalajı farklı ürünler ayrı havuzdur; böylece birleşen talepler aynı ürüne aittir. Havuz her gün 17:00'de (TSİ) kapanır, teklif talepleri 17:15'te onaylı tedarikçilere gider.
• Tedarikçiler: Teklif verebilmek için tedarikçinin onaylanmış olması gerekir. Başvuruda firma ve vergi bilgileri alınır, platform inceleyip onaylar; IBAN ayrıca doğrulanır.
• Taahhüt: Talep göndermek taahhüt değildir. Fiyat bildirimi geldikten sonra 24 saat onay süreniz vardır; onaylamazsanız talep ceza ya da ücret olmadan kendiliğinden kapanır. Onay verdikten sonra 5 dakika içinde geri alabilirsiniz.
• Gizlilik: Havuzda kaç firma olduğu ve toplam miktar görünür; hangi firmaların katıldığı ve her birinin miktarı görünmez. Tedarikçi de teklif aşamasında alıcı firmayı tanımaz.
• Fiyat: Katalogda fiyat yazmaz. Tedarikçiler havuzun toplam miktarına kapalı teklif verir; size yalnız seçilen teklifin fiyatı bildirilir.
• Ödeme ve teslimat: Mal bedeli bir ara hesaba değil, doğrudan tedarikçinin doğrulanmış kurumsal IBAN'ına ödenir. Mal faturasını tedarikçi keser, teslimatı tedarikçi yapar; birim fiyata adrese teslim dahildir.

Modelin sınırları da bellidir. Yalnız katalogdaki ürünlerde çalışır; kategoriler ofis kırtasiye, kâğıt ürünleri, temizlik ve sağlık, gıda ve mutfak, teknoloji, kartuş-toner, mobilya ve hırdavattır. Fiyatı talep girmeden önce göremezsiniz. Havuzun büyüklüğü o gün aynı ürüne gelen taleplere bağlıdır ve önceden bilinmez. Sektörünüze özgü bir girdi ya da dönem boyunca sabit fiyat arıyorsanız diğer modeller daha uygundur.

Bir günün saat saat akışı Nasıl çalışır sayfasında anlatılır.