Satınalma, bir kurumun ihtiyaç duyduğu mal ve hizmeti doğru miktarda, zamanında ve uygun toplam maliyetle temin etme sürecidir. Adımlar, türler, belgeler.
Satınalma nedir?
Satınalma (satın alma), bir kurumun ihtiyaç duyduğu mal ve hizmeti doğru nitelikte, doğru miktarda, doğru zamanda ve kabul edilebilir toplam maliyetle temin etmek için yürüttüğü süreçtir. İhtiyacın tanımlanmasıyla başlar; teklif toplama, tedarikçi seçimi, sipariş, teslim alma ve ödemeyle tamamlanır. Aynı sözcük bu işi yürüten birimin adı olarak da kullanılır: satınalma departmanı, satınalma uzmanı.
Satınalmanın amacı yalnız en düşük fiyatı bulmak değildir. Geç gelen, eksik gelen ya da işe uymayan bir ürün, fiyatı ne olursa olsun pahalıya gelir. Bu yüzden karar; fiyatla birlikte kalite, teslim süresi, ödeme koşulu ve tedarikçinin güvenilirliği tartılarak verilir. Bu bütüne toplam sahip olma maliyeti denir.
Satınalma mı, satın alma mı? Nasıl yazılır?
Türk Dil Kurumu'nun Güncel Türkçe Sözlüğü'nde madde "satın alma" biçiminde, ayrı yazılır; fiili de "satın almak"tır. İş dünyasında ise birim ve meslek adı olarak bitişik "satınalma" yazımı yaygınlaşmıştır: satınalma müdürü, satınalma talebi, satınalma emri. İki yazım aynı işi anlatır. Bu sitede marka adımızda ve yerleşik terimlerde bitişik, genel anlatımda ayrı yazımı kullanıyoruz.
Satınalma ile tedarik arasındaki fark
İki sözcük gündelik kullanımda birbirinin yerine geçer, ama kapsamları farklıdır. Satınalma, belirlenmiş bir ihtiyacın siparişe ve ödemeye dönüştürülmesidir: teklif alınır, sipariş verilir, mal teslim alınır, fatura ödenir. Tedarik daha geniştir: ihtiyacın planlanmasını, tedarikçi piyasasının araştırılmasını, sözleşme koşullarının görüşülmesini ve tedarikçi ilişkisinin yönetimini de kapsar.
| Ölçüt | Satınalma | Tedarik |
|---|---|---|
| Kapsam | Talepten ödemeye kadar olan işlemler | Planlama, kaynak bulma, sözleşme ve tedarikçi yönetimi dahil |
| Odak | Siparişin doğru ve zamanında karşılanması | Uzun vadeli maliyet, süreklilik ve risk |
| Zaman ufku | Tek alım ya da dönem | Yıllar |
| Tipik soru | Bu kalemi kimden, kaça, ne zaman alırız? | Bu kategoride kimlerle, hangi koşullarla çalışmalıyız? |
Tabloyu yana kaydırabilirsiniz.
Satınalma süreci adım adım
Adların ve onay sayısının şirketten şirkete değiştiği, sıranın ise büyük ölçüde aynı kaldığı bir süreçtir:
- İhtiyacın belirlenmesi. Neyin, hangi nitelikte, ne kadar ve ne zaman gerektiği yazılır. Tanım ne kadar netse teklifler o kadar karşılaştırılabilir olur; ayrıntılı tanıma şartname denir.
- Satınalma talebi ve onay. İhtiyaç sahibi birim bir satınalma talebi açar; talep, tutarına göre belirlenmiş onay kademesinden geçer.
- Teklif toplama. Uygun tedarikçilere aynı tanımla teklif isteği (RFQ) gönderilir. Birçok şirket belirli bir tutarın üzerinde üç teklif kuralını uygular.
- Değerlendirme ve tedarikçi seçimi. Teklifler aynı bazda (KDV, teslim, vade) karşılaştırılır; fiyatın yanında kalite, teslim süresi ve tedarikçinin geçmişi tartılır. Ölçütler için tedarikçi seçim kriterleri yazısına bakın.
- Sipariş. Seçilen tedarikçiye satınalma emri gönderilir. Ürün, miktar, birim fiyat, teslim yeri ve tarihi ile ödeme koşulu bu belgede yazılıdır.
- Teslim alma ve kabul. Gelen mal irsaliye ve siparişle karşılaştırılır; miktar ve nitelik uygunsa kabul verilir, değilse eksik ya da ayıplı kısım kayda geçirilir.
- Fatura kontrolü ve ödeme. Fatura; sipariş ve kabul kaydıyla eşleştirilir. Üçü uyuşuyorsa anlaşılan vadede ödenir.
- Kayıt ve tedarikçi değerlendirme. Alımın belgeleri saklanır; tedarikçinin teslim ve kalite performansı tedarikçi karnesine işlenir. Bir sonraki alım bu kayıtla başlar.
Satınalma türleri
Satınalma; neyin alındığına, kararı kimin verdiğine ve alımın nasıl yapıldığına göre sınıflanır.
Doğrudan ve dolaylı satınalma
Doğrudan satınalma, üretilen ya da satılan ürünün içine giren hammadde ve malzemenin alımıdır. Dolaylı satınalma, işin yürümesi için gereken ama ürüne girmeyen kalemleri kapsar: kırtasiye, temizlik malzemesi, toner, bakım malzemesi ve hizmetler.
Merkezi, merkezi olmayan ve karma satın alma
Merkezi satın almada bütün birimlerin ya da şubelerin ihtiyacı tek bir birimde toplanır ve tek elden alınır; miktar birleştiği için pazarlık gücü artar, karşılığında esneklik azalır. Merkezi olmayan satın almada her birim kendi alımını yapar; hızlıdır ama aynı kalem farklı fiyatlarla alınabilir. Karma modelde yüksek tutarlı ve ortak kalemler merkezden, küçük ve yerel ihtiyaçlar birimlerden alınır.
Spot alım ve çerçeve anlaşma
Spot alım, ihtiyaç doğduğunda o günün koşullarıyla yapılan tek seferlik alımdır. Çerçeve anlaşmada fiyat ve koşullar bir dönem için önceden belirlenir, siparişler dönem içinde bu koşullarla verilir.
Toplu ve ortak satın alma
Toplu satın almada aynı ürün büyük miktarda, tek seferde alınır. Birden çok alıcının taleplerini birleştirdiği modele ortak satın alma denir.
Kamuda satın alma
Kamu idarelerinin alımları 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu'na tabidir. Kanun açık ihale, belli istekliler arasında ihale ve pazarlık usullerini, belirli hâller için de doğrudan temini düzenler. Kamu idarelerinin platformu nasıl kullandığı kamu kurumları sayfasındadır.
Satınalma biriminin ve satınalma uzmanının görevleri
Satınalma birimi, kurumun dışarıdan aldığı mal ve hizmetlerin doğru koşullarla temin edilmesinden sorumludur. Başlıca işleri şunlardır:
- Birimlerden gelen talepleri toplamak, ihtiyacı netleştirmek ve önceliklendirmek
- Tedarikçi araştırmak, ön yeterliliğini incelemek ve onaylı tedarikçi listesini güncel tutmak
- Teklif istemek, teklifleri aynı bazda karşılaştırmak ve koşulları görüşmek
- Siparişi vermek, teslimi izlemek, gecikme ve eksikleri çözmek
- Fatura ile sipariş ve kabul kayıtlarının uyumunu sağlamak
- Tedarikçi performansını ölçmek ve kayıt altında tutmak
- Harcamayı kalem ve kategori bazında izlemek
Satınalma uzmanı bu işleri gün gün yürüten kişidir; satınalma müdürü ise kuralları, onay limitlerini ve hangi tedarikçilerle çalışılacağını belirler. Satınalma, talep sahibi ile tedarikçi arasında durur: birimin istediğini piyasanın sunabildiğiyle buluşturur ve kararın yazılı tekliflere dayanmasını sağlar.
Satınalmada kullanılan belgeler
| Belge | Kim düzenler | Ne işe yarar |
|---|---|---|
| Satınalma talebi | İhtiyaç sahibi birim | İhtiyacı ve miktarı bildirir, onay sürecini başlatır |
| Teklif isteği (RFQ) | Satınalma | Tedarikçilerden aynı tanıma fiyat ister |
| Teklif | Tedarikçi | Fiyatı, teslim süresini ve koşulları bildirir |
| Satınalma emri (sipariş) | Satınalma | Alımı kesinleştirir, tarafları koşullara bağlar |
| İrsaliye | Tedarikçi | Sevk edilen malı ve miktarını gösterir |
| Kabul kaydı | Malı teslim alan birim | Gelen malın siparişe uygunluğunu belgeler |
| Fatura | Tedarikçi | Ödemenin dayanağıdır |
Tabloyu yana kaydırabilirsiniz.
KOBİ'lerde satınalma
Küçük ve orta ölçekli işletmelerde çoğu zaman ayrı bir satınalma birimi yoktur; alımı işletme sahibi, muhasebe ya da ofis yöneticisi asıl işinin yanında yürütür. Süreç aynıdır, yalnız adımlar tek kişide toplanır. Bu durumda iki şey zorlaşır: teklif toplamaya ayrılan zaman kısalır ve alım miktarı küçük kaldığı için pazarlık gücü sınırlı olur.
İlkine karşı işe yarayan, sık alınan kalemleri belirleyip her alımda yeniden aramak yerine dönemlik çalışmaktır. İkincisi için iki yol vardır: aynı kalemi dönem içinde tek seferde toplamak ya da başka alıcıların talebiyle birleştirmek. İkinci yolun nasıl işlediği ortak satın alma modelleri yazısında, miktarın fiyata etkisinin nasıl ölçüleceği toplu alım indirimi yazısında anlatılıyor.
Dijital satınalma
Talep, teklif, sipariş ve kabul adımlarının e-posta ve tablolar yerine tek bir sistemde yürütülmesine dijital satınalma denir. Kazanç; adımların kayıt altına girmesi, onayların izlenebilmesi ve harcamanın raporlanabilmesidir. Ayrıntısı dijital satın alma süreçleri yazısında, bir platformu değerlendirirken sorulacak sorular satın alma platformu seçim kriterleri yazısındadır.
Merkezi Satınalma bu sürecin neresinde?
Merkezi Satınalma, sürecin teklif toplama, seçim, sipariş ve kabul adımlarını yürüten bir toplu satın alma platformudur. Alıcı katalogdan ürünü seçip talebini girer; aynı gün aynı ürüne gelen talepler tek havuzda birleşir ve onaylı tedarikçiler havuzun toplam miktarına kapalı teklif verir. Seçilen teklifin birim fiyatı alıcıya bildirilir; alıcı onaylarsa sipariş açılır, onaylamazsa yükümlülük doğmaz. İhtiyacı belirlemek ve fiyatı onaylayıp onaylamamak alıcının kararıdır. Bir günün nasıl işlediği Nasıl çalışır sayfasında saat saat anlatılıyor.
Sık sorulan sorular
Satınalma kısaca nedir?
Satınalma, bir kurumun ihtiyaç duyduğu mal ve hizmeti doğru nitelikte, doğru miktarda, doğru zamanda ve kabul edilebilir toplam maliyetle temin etmek için yürüttüğü süreçtir. İhtiyacın tanımlanmasıyla başlar; teklif toplama, tedarikçi seçimi, sipariş, teslim alma ve ödemeyle tamamlanır.
Satınalma süreci hangi adımlardan oluşur?
Sekiz adımda özetlenir: ihtiyacın belirlenmesi, satınalma talebi ve onay, teklif toplama, tekliflerin değerlendirilmesi ve tedarikçi seçimi, sipariş, teslim alma ve kabul, fatura kontrolü ve ödeme, kayıt ve tedarikçi değerlendirme. Adların ve onay sayısının şirketten şirkete değiştiği, sıranın ise büyük ölçüde aynı kaldığı bir süreçtir.
Satınalma ile tedarik aynı şey mi?
Değil. Satınalma, belirlenmiş bir ihtiyacın siparişe ve ödemeye dönüştürülmesidir. Tedarik daha geniştir: ihtiyacın planlanmasını, tedarikçi piyasasının araştırılmasını, sözleşme koşullarının görüşülmesini ve tedarikçi ilişkisinin yönetimini de kapsar.
Merkezi satın alma ne demek?
Merkezi satın alma, bir kurumdaki bütün birimlerin ya da şubelerin ihtiyacının tek bir birimde toplanıp tek elden alınmasıdır; miktar birleştiği için pazarlık gücü artar. Merkezi Satınalma ise adını bu kavramdan alan, ayrı firmaların taleplerini günlük havuzda birleştiren bir platformun marka adıdır.
Satınalma uzmanı ne iş yapar?
Birimlerden gelen talepleri toplar, tedarikçi araştırır, teklif ister ve teklifleri aynı bazda karşılaştırır, siparişi verir, teslimi izler ve fatura ile sipariş kayıtlarının uyumunu sağlar. Tedarikçi performansını kayıt altında tutmak da görevleri arasındadır.
Satınalma bitişik mi, ayrı mı yazılır?
Türk Dil Kurumu sözlüğünde madde "satın alma" biçiminde, ayrı yazılır. İş dünyasında birim ve meslek adı olarak bitişik "satınalma" yazımı da yaygındır; ikisi aynı işi anlatır.